Электронная трудовая книжка

Уважаемые работодатели!

1. С 1 января 2020 года вступили в силу

- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;

- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. N 436-ФЗ «О внесении изменений в федеральный закон "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", которым вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 года представлять в информационную систему Пенсионного фонда России сведения о трудовой деятельности работников.

Согласно перечисленным Федеральным законам работодатели с 01.01.2020 года должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности всех работников, которую вносят в трудовую книжку. В информационных ресурсах ПФР будет формироваться и храниться цифровой аналог трудовой книжки каждого работника.

2. Перевод граждан на электронную трудовую книжку будет производиться по их выбору, для этого каждый работник до 31.12.2020 года должен написать заявление работодателю, об этом работодатель должен письменно уведомить работника до 30.06.2020 года в письменной форме. При этом для работников, выбравших в заявлении ведение бумажной трудовой книжки, работодатель будет вести как электронную трудовую книжку, так и бумажную. Для граждан впервые начавших трудовую деятельность в 2021 году бумажная трудовая книжка заводиться не будет. Информация о выборе каждого работника также будет передаваться и храниться в ПФР.

3. Электронная трудовая книжка формируется работодателем на всех работников, включая тех, кому работодатель продолжит дополнительно вести бумажную трудовую книжку по заявлению, путем создания и ежемесячного направления в Пенсионный фонд документов по форме СЗВ-ТД -"Сведения о трудовой деятельности работников". СЗВ-ТД за отчетный месяц представляется в ПФР по 15 число месяца, следующего за отчетным, на каждого работника, у которого в отчетном месяце произошло кадровое событие:

- прием на работу;

- перевод на постоянное место работы;

- переименование организации;

- получение новой квалификации.

- увольнение с работы;

- написания работником заявления о выборе формата трудовой книжки.

4. Формы СЗВ-ТД могут быть сформированы работодателем и представлены в Пенсионный фонд с использованием программных продуктов и технологии для подготовки и передачи в Пенсионный фонд РФ отчетности по персонифицированному учету (для чего работодателю необходимо позаботиться о своевременном обновлении используемых программных продуктов). Также Пенсионным фондом реализована возможность представления отчетности из личного кабинета страхователя на сайте Пенсионного фонда России. При этом руководитель организации должен быть зарегистрирован на Едином портале государственных и муниципальных услуг в качестве руководителя организации, с указанием данных организации, а так же приобрести квалифицированную усиленную электронную подпись.

5. Форма СЗВ-ТД размещена на сайте ПФР в разделе ЭТК, там же можно скачать Порядок заполнения формы СЗВ-ТД и Формат сведений для формы "Сведения о трудовой деятельности работников"

6. Обязанность работодателя предоставлять Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД), периодичность представления сведений, состав включаемой в сведения информации прописаны в частях 2,4-2,6 статьи 11 Федерального закона «Об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования»

7. При представлении СЗВ-ТД на работника впервые страхователь одновременно отражает в них помимо кадрового мероприятия, произошедшего в отчетном месяце 2020 года, сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (последнюю запись в трудовой книжке о кадровом мероприятии по состоянию на 01.01.2020 года). Это называется «первоначальное наполнение» электронной трудовой книжки. При этом , если в течении 2020 года у работника не произойдет ни одно из кадровых мероприятий, перечисленных в п.3, то СЗВ-ТД с «первоначальным наполнением» нужно будет все равно представить, с крайним сроком до 15.02.2021 г.

В ст.17 Федерального закона №27-ФЗ, а так же в трудовом кодексе РФ прописана ответственность работодателя за непредставление, недостоверное представление данных для формирования ЭТК.

Более подробно информацию можно получить на сайте ПФР в разделе ЭТК или по телефонам горячей линии управлений ПФР по месту регистрации работодателя.